Verwaltungsleistungen für Ihre Liegenschaft

Von der laufenden Betreuung bis zur vollständigen Übernahme der Eigentümergemeinschaft: Wir zeigen, welche Aufgaben wir für Sie übernehmen und wie die Zusammenarbeit konkret aussieht.

Was die Verwaltung durch Stella Syndic konkret für Sie leistet

Jede Liegenschaft hat eigene Anforderungen. Die folgenden Leistungen sind so aufgebaut, dass Sie als Eigentümer oder Mitglied einer Gemeinschaft jederzeit wissen, wer wofür zuständig ist und was als Nächstes passiert.

Nachvollziehbare Betriebskostenabrechnung

Alle Positionen werden nachvollziehbar erfasst und für jede Einheit verständlich aufgeschlüsselt. Sie sehen, welche Kosten anfallen, wie sie sich verteilen und wo sich Einsparungen erzielen lassen.

Digitale Eigentümerversammlung

Beschlüsse lassen sich auch online sicher vorbereiten und durchführen. Einladungen, Unterlagen und Abstimmungen laufen über ein gemeinsames Portal, das die Teilnahme erleichtert und die Beschlussfähigkeit erhöht.

Vorausschauende Instandhaltungsplanung

Statt auf Schäden zu reagieren, werden Maßnahmen frühzeitig erkannt und wirtschaftlich gebündelt. Eine mehrjährige Planung schützt den Wert der Immobilie und hält die Rücklagen im Blick.

Koordination von Handwerkern und Wartungsverträgen

Termine, Angebote und Ausführungen werden zentral organisiert. Sie erhalten klare Informationen über geplante Arbeiten und deren Ergebnisse, ohne selbst jeden Kontakt nachverfolgen zu müssen.

Laufende Kommunikation mit Mietern und Eigentümern

Anfragen und Hinweise werden dokumentiert und zeitnah beantwortet. Das Online-Portal hält alle Vorgänge fest, sodass der Austausch zwischen allen Beteiligten nachvollziehbar bleibt.

Führung der Rücklagenkonten

Die Rücklagen werden getrennt und transparent verwaltet. Sie erfahren regelmäßig, welche Mittel verfügbar sind und wie sie für geplante Instandhaltungen eingesetzt werden.

So läuft die Zusammenarbeit mit Stella Syndic ab

Sie melden sich über das Kontaktformular oder telefonisch und schildern kurz die Ausgangslage Ihrer Liegenschaft. Wir vereinbaren einen unverbindlichen Termin, bei dem wir uns die Objektstruktur, die Anzahl der Einheiten und den aktuellen Stand der Rücklagen ansehen.

Nach der Erstanalyse erhalten Sie ein konkretes Angebot mit dem Umfang der Verwaltungstätigkeiten. Dazu gehören die Betriebskostenabrechnung, die Führung der Rücklagenkonten und die Koordination von Wartungsverträgen. Sie entscheiden, ob Sie die Vollverwaltung oder einzelne Module beauftragen möchten.

Wir übernehmen die laufende Verwaltung: Rechnungen werden geprüft, Zahlungsströme dokumentiert und Handwerkertermine koordiniert. Alle Vorgänge landen im Online-Portal, sodass Eigentümer und Mieter jederzeit den aktuellen Stand einsehen können.

Einmal im Jahr erstellen wir die Betriebskostenabrechnung und legen sie den Eigentümern zur Prüfung vor. Bei Bedarf organisieren wir die Eigentümerversammlung – digital oder vor Ort – und bereiten alle Beschlussunterlagen so auf, dass Entscheidungen rasch und rechtssicher getroffen werden können.

Zusätzlich erstellen wir eine mehrjährige Instandhaltungsplanung. So erkennen Sie frühzeitig, welche Maßnahmen an Dach, Fassade oder Heizungsanlage anstehen und wie die Rücklagen dafür eingesetzt werden können. Sie bleiben über jede geplante Ausgabe informiert und stimmen größeren Schritten vorab zu.

Nach der Umsetzung erhalten Sie eine übersichtliche Dokumentation aller durchgeführten Arbeiten und Kosten. Auf dieser Grundlage besprechen wir im nächsten Zyklus, welche Anpassungen sinnvoll sind – etwa bei den monatlichen Vorschreibungen oder der Priorisierung künftiger Sanierungen.

Der Ablauf gilt für Wohn- und Geschäftsobjekte in Wien und Umgebung. Bei Fragen zu den einzelnen Schritten berät Sie unser Team gerne persönlich.

Verbindliche Hinweise zu unseren Verwaltungsleistungen

Damit die Zusammenarbeit von Anfang an klar ist, haben wir die wichtigsten Rahmenbedingungen und Abgrenzungen unserer Tätigkeit als Hausverwaltung für Sie zusammengefasst.

Umfang der Verwaltungstätigkeit

Unsere Leistungen umfassen die laufende Verwaltung Ihrer Liegenschaft gemäß dem abgeschlossenen Verwaltervertrag. Nicht enthalten sind darüber hinausgehende Leistungen wie etwa die bautechnische Prüfung von Sonderwünschen einzelner Eigentümer oder die rechtliche Vertretung in Streitfällen, sofern diese nicht ausdrücklich vereinbart wurden.

Betriebskostenabrechnung

Die Abrechnung der Betriebskosten erfolgt nachvollziehbar und auf Basis der tatsächlich angefallenen Kosten. Für die korrekte Zuordnung einzelner Positionen sind die Angaben der Eigentümergemeinschaft sowie die vorliegenden Verträge mit Dienstleistern maßgeblich. Beanstandungen zur Abrechnung bitten wir innerhalb der gesetzlichen Frist schriftlich an uns zu richten.

Rücklagenverwaltung

Die Führung des Rücklagenkontos erfolgt weisungsgebunden und ausschließlich für die vereinbarten Zwecke der Instandhaltung und Instandsetzung. Verfügungen über Rücklagen setzen einen entsprechenden Beschluss der Eigentümergemeinschaft voraus. Über die Entwicklung der Rücklagen informieren wir im Rahmen der jährlichen Berichterstattung.

Kommunikation und Erreichbarkeit

Anfragen von Eigentümern und Mietern bearbeiten wir während der üblichen Geschäftszeiten. Dringende technische Notfälle außerhalb dieser Zeiten sind über die hinterlegte Notfallnummer zu melden. Für die Weiterleitung von Informationen an einzelne Eigentümer nutzen wir bevorzugt das Online-Portal, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.

Haftung und Sorgfaltspflicht

Wir übernehmen die Verwaltung mit der Sorgfalt eines ordentlichen Verwalters. Für Schäden, die durch höhere Gewalt, behördliche Anordnungen oder unvollständige Angaben von Eigentümern entstehen, haften wir nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Eine Haftung für den wirtschaftlichen Erfolg einzelner Maßnahmen ist ausgeschlossen.

Datenschutz und Dokumentation

Personenbezogene Daten von Eigentümern und Mietern verarbeiten wir ausschließlich zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten und im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung. Die Dokumentation aller Vorgänge erfolgt in unserem Verwaltungsportal und steht den berechtigten Personen jederzeit einsehbar zur Verfügung.

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